Sachbezugskarte in der Betriebsprüfung: So bleibt die Steuerfreiheit stehen

Die gute Nachricht vorweg: Eine korrekt eingeführte Sachbezugskarte ist absolut prüfungssicher – die Regelungen sind gesetzlich klar definiert. Die weniger gute: Bei der Lohnsteuer-Außenprüfung gehören Sachbezüge zu den Lieblingsthemen der Prüfer, weil in der Praxis erstaunlich oft geschlampt wird. Diese vier Punkte werden regelmäßig geprüft.

1. Die Freigrenze – Monat für Monat

Geprüft wird nicht der Jahresdurchschnitt, sondern jeder einzelne Monat: Lagen alle Sachbezüge zusammen über 50 €, ist der komplette Betrag des Monats steuer- und beitragspflichtig – rückwirkend, mit Nachzahlung und Säumniszuschlägen. Kritisch sind vergessene Zusatz-Gutscheine, Tankkarten oder doppelte Aufladungen.

2. Das Zusätzlichkeitserfordernis

Steuerfrei ist der Sachbezug nur, wenn er zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird (§ 8 Abs. 4 EStG). Eine Gehaltsumwandlung – Brutto runter, Karte dafür rauf – erkennt das Finanzamt nicht an. Sauber ist: Der Sachbezug kommt on top, dokumentiert in einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag.

3. Die ZAG-Konformität der Karte

Seit 2022 muss die Karte die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllen (begrenztes Netz, begrenzte Produktpalette oder soziale Zwecke). Keine Bargeldabhebung, keine Überweisungsfunktion, kein Wechsel ins Ausland. Das ist Anbieter-Aufgabe – aber Ihre Verantwortung: Lassen Sie sich die ZAG-Konformität schriftlich bestätigen und legen Sie die Bestätigung zu den Lohnunterlagen.

4. Die Dokumentation

Zum Lohnkonto gehören: die Vereinbarung mit dem Mitarbeiter, die monatlichen Aufladenachweise und bei Aufmerksamkeiten der dokumentierte persönliche Anlass. Gute Anbieter liefern die Nachweise als Monatsreport – fragen Sie im Vergleich gezielt danach, das unterscheidet die Profis von den Günstigen.

Die Checkliste für den Prüfungsfall

• Zusatzvereinbarung je Mitarbeiter vorhanden?
• ZAG-Bestätigung des Anbieters abgelegt?
• Monatsreports lückenlos archiviert?
• Aufmerksamkeiten mit Anlass dokumentiert?
• Keine weiteren Sachbezüge, die die 50 € sprengen?

Wenn Sie diese fünf Fragen mit Ja beantworten, ist die Prüfung ein Termin wie jeder andere. Welche Anbieter die Dokumentation am besten unterstützen, zeigt unser Vergleich – und bei der Einführung begleiten wir Sie inklusive Briefing der Lohnbuchhaltung.